Ob nun in den eigenen vier Wänden oder aber in einem Büro – der Raum und dessen Gestaltung ist enorm wichtig für jede effektive und erfolgreiche Arbeit. Darum sollten Sie genügend Aufmerksamkeit auf die Büroplanung verwenden. Wir helfen Ihnen dabei und geben Ihnen eine Checkliste an die Hand, was es alles zu beachten gilt, um eine kreative Arbeitsumgebung zu gestalten.
Der Grundstein der Büroplanung
Es gibt drei Anlässe, die zu einer Neugestaltung des Arbeitsplatzes führen können: Entweder gründen Sie gerade neu Ihr Unternehmen und müssen demzufolge auch von Grund auf mit der Büroplanung anfangen. Oder Sie reagieren auf neue Gegebenheiten. Dazu zählt zum einen ein Umzug in andere Räumlichkeiten, die natürlich erst effektiv für Sie erschlossen werden müssen. Zum anderen können Sie auch in der aktuellen Umgebung bleiben, müssen sich aber internen Änderungen (z.B. ein weiterer Mitarbeiter oder ähnliches) einstellen, um eine Verbesserung der Arbeitssituation zu bewirken.
Aus welchem Grund auch immer man sich mit dieser Thematik auseinandersetzt – die effektive Büroplanung folgt einem Art hierarchischen Schachtelprinzip. Dabei bewegt man sich bei der Planung vom Groben ins Detail. Denn wer an Büroplanung denkt, hat vielleicht sofort den eigenen Schreibtisch vorm inneren Auge – dabei ist das tatsächlich erst der letzte Schritt. Vorher sollten drei weitere Aspekte beachtet werden.
- Planungsgrundlage. Es müssen alle wichtigen Infos für die Planung zusammengetragen werden. Dazu gehören z.B. die Arbeitsaufgaben, Anzahl der Beschäftigten, nötigen Arbeitsmittel, die räumlichen Gegebenheiten usw.
- Bürokonzept. Hier werden grundsätzliche Punkte in Bezug auf die Organisation geklärt. Wie sollen die Räume genutzt werden? Gibt es Einzelbüros? Zweier- oder Teambüros? Arbeitsplätze, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden sollen?
- Raumfunktionskonzept. Beim Arbeiten fallen verschiedene Tätigkeiten an. Diese sollten immer feste Bereiche zugeteilt bekommen. Wo findet die Büroarbeit statt und wo die Besprechungen? Gibt es ein Lager oder Archiv? usw.
- Arbeitsplatzkonzept. Erst jetzt kümmert man sich um den eigentlichen Schreibtisch. Er sollte möglichst funktional und ergonomisch sein. Welche Möbel braucht es dafür? Welche Ausstattung? Wie viel Fläche pro Mitarbeiter? usw.
Die Checkliste: 5 wichtige Punkte bei der Büroplanung
Das Thema der Büroplanung ist umfangreich und auch mit vielen Verordnungen, Normen und Vorgaben (z.B. Arbeitsstättenverordnung, Bildschirmarbeitsverordnung, DIN 4543-1) verknüpft. Um bei diesen allen den Überblick zu behalten, braucht es meist professionelle Unterstützung. Ein spezialisierter Büroplaner oder ein Innenarchitekt ist beispielsweise eine sehr gute Anlaufstelle, immerhin haben Sie als Arbeitgeber eine große Verantwortung Ihren Angestellten gegenüber. Da sollten die Voraussetzungen einfach stimmen.
Damit Sie effektiv mit Ihrem Partner bei der Büroplanung zusammenarbeiten können, sollten Sie sich aber im Vorfeld bereits einige Gedanken zu bestimmten Punkten machen. Wir wollen Ihnen die fünf wichtigsten Bereiche bereits einmal kurz vorstellen sowie Anregungen zu deren Umsetzung geben. Die genaue Ausgestaltung obliegt dann Ihnen.
1. Quadratisch, praktisch, gut oder: Wie viel Platz darf es sein?
Eine Zahl sollten Sie sich auf jeden Fall merken: 10 m². Das ist der Mindestplatzbedarf pro Mitarbeiter in einem Büro mit Bildschirmarbeitsplätzen. Da heutzutage davon auszugehen ist, dass diese in nahezu allen Unternehmen Standard sind, sollten Sie diese Fläche pro Mitarbeiter einplanen. Dazu gehören nicht nur die Stellfläche, sondern auch alle Arbeitsmittel, Laufwege sowie Stauräume.
Auch die Raumhöhe ist zu beachten. Denn jeder Mensch braucht Luft zum Atmen. Für ein angenehmes Raumgefühl wird bei neuen Gebäuden mit Fensterlüftung darum ein Wert von etwa 20 m³ pro Person eingeplant. Je nach Arbeitstätigkeit können zudem spezielle nötige Arbeitsmittel (z.B. mehrere Bildschirme) den Platzbedarf zusätzlich erhöhen. Außerdem muss die Bewegung im Büro stets gefahrlos möglich sein. Mehr Fläche bedeutet also auch mehr Sicherheit (Stichwort: Flucht- und Rettungswege).
2. Die Akustik oder: Eine Frage des guten Tons
Je mehr Menschen zusammen in einem Raum arbeiten, desto höher ist meistens auch die Lautstärke. Dies kann die Konzentration, die Arbeit sowie auch die Gesundheit negativ beeinflussen. Darum gibt es auch hier wieder spezielle Grenzwerte, die je nach Tätigkeit und Zweck des Raumes möglichst nicht überschritten werden sollten. So liegt der sogenannte Schalldruckpegel in einem Mehrpersonenbüro bei normaler Büroarbeit (z.B. Texterstellung oder Datenverarbeitung) im Idealfall bei ca. 35-45 dB (A). Wird hingegen sehr viel gesprochen (z.B. Vertrieb oder Call Center), so liegt der Richtwert bei etwa 50-55 dB (A).
Um das zu erreichen, können verschiedene Ansätze verfolgt werden. So gibt es schallschluckende Flächen wie beispielsweise Teppiche, Deckenelemente oder spezielle Stellwände. Auch das Equipment wie PC, Drucker usw. kann nach seiner Betriebslautstärke hin ausgewählt werden. Falls der Lärmpegel von außen stört, sorgen spezielle schallgeschützte Fenster oder Wände unter Umständen für Abhilfe.
3. Damit Ihnen ein Licht aufgeht: Die passende Beleuchtung
Büros müssen inzwischen ein Fenster aufweisen. Dieses darf zwar bei Bedarf durch Rollos oder ähnliches abgeschirmt werden, muss aber ständig den ungehinderten Blick ins Freie gewähren können. Milchglas oder ähnliches ist nicht gestattet. Der Grund dafür: Tageslicht ist das wertvollste, das wir Menschen erhaschen können. Dennoch ist eine zusätzliche Beleuchtung meist unvermeidbar. Um diese ebenfalls möglichst gut zu gestalten, gibt es Vorgaben und Empfehlungen bzgl. der Beleuchtungsstärken, Lichtfarben und Entblendung.
Für die ideale Beleuchtungssituation sollte es eine allgemeine Raumbeleuchtung geben, die eine Grundhelligkeit schafft (mind. 300 lx Beleuchtungsstärke). Am Arbeitsplatz selbst sollte es zum einen eine umfassende Beleuchtung der gesamten Fläche (mind. 500 lx) geben, zum anderen empfiehlt sich noch eine zusätzliche Teilflächenbeleuchtung um z.B. eine erhöhte Lesbarkeit von gedruckten Dokumenten zu gewährleisten. Hier spricht man von einer empfohlenen Beleuchtungsstärke von etwa 750 lx.
Bei der künstlichen Beleuchtung eines Büros braucht es auch immer die richtigen Leuchtmittel. Eventuelle Zusatzgeräte wie z.B. ein Präsenzmelder sorgen für eine höhere Wirtschaftlichkeit. Um zudem Blendungen zu vermeiden, ist es im Übrigen auch wichtig, die Arbeitsplätze richtig im Raum anzuordnen. Die perfekte Platzierung zwischen Lichtquelle und Fenster ist nicht immer ganz einfach zu finden. Eventuellen Reflexionen oder Spiegelungen kann man dann aber auch mit einer (seiden-)matten Oberfläche entgegenwirken.
4. Angenehm temperiert oder: Das ideale Raumklima
Ist es zu kalt, mag man nicht arbeiten; ist es zu warm, kann man sich auch nicht recht konzentrieren. Darum gehört zur Büroplanung auch die Berücksichtigung des Raumklimas. Denn nicht nur die Heizung gibt Wärme ab. Auch die anwesenden Menschen, die laufenden Geräte sowie die Umwelt sorgen für eine höhere (oder niedrigere) Temperatur im Büro. Eine allgemeine Klimaanlage einzubauen, kann hier natürlich Abhilfe schaffen. Allerdings bringt diese auch einen erhöhten Aufwand hinsichtlich Reinigung, Wartung und Betrieb mit sich und sorgt neben der Kühlung noch für die Entfeuchtung der Raumluft.
Bei einzelnen Klimageräten müssen die Mitarbeiter trotzdem auf regelmäßiges Lüften achten – denn auch ausreichend Sauerstoff ist wichtig für ein angenehmes Raumklima. Zentrale Lüftungs- und Klimaanlagen tauschen hingegen die verbrauchte Raumluft gegen frische Außenluft aus. Bei dem Prozess werden Wärmetauscher zwischengeschalten die eine Übergabe der Innenraumtemperaturen an die angesaugte Außenluft ermöglichen. Damit können auch die Betriebskosten im Blick behalten werden.
Zudem sollte es auch einen geeigneten Sonnenschutz geben. Auf der einen Seite sorgt das für Kühlung, auf der anderen verbessert dieser aber auch die Lichtverhältnisse im Raum. Denn sonst droht auch die oben erwähnte Blendung. Wichtig ist auf jeden Fall, dass alles individuell und von jedem (!) Mitarbeiter bedient werden kann.
5. Ein bisschen schön darf’s auch sein: Die Raumgestaltung
Zur Büroplanung gehört auf jeden Fall auch dieser Punkt. Immerhin arbeitet man gerne dort, wo es einem gefällt. Darum sollten die Wände vielleicht nicht unbedingt weiß und kahl sein, die Möbel vielleicht auch nicht nur ergonomisch, sondern gleichzeitig schick und eine Topfpflanze auf dem Fensterbrett hat auch noch niemandem geschadet. Hier können Sie auch Ihre Mitarbeiter mit einbeziehen. Immerhin sitzen diese in den entsprechenden Räumen und sollen sich dort wohlfühlen.
Doch gerade was Farbe an der Wand angeht, sollte noch einmal mit Bedacht gehandelt werden. Zu grelle Farben können stören. Besser ist es, zarte Töne zu verwenden und lieber nur bei kleinen Flächen tiefer in den Farbtopf zu greifen, um Akzente zu setzen. Dabei können Sie gern auch Ihre Corporate Identity berücksichtigen. In jedem Fall beachten sollten Sie aber die Psychologie. So ist es bekannt, dass Grün die Kreativität anregen soll. Somit keine schlechte Wahl für ein Büro mit kreativem Tätigkeitsfeld.
Was passiert, wenn kein Wert auf eine gute Büroplanung gelegt wird?
Ihnen reicht ein Stuhl, ein Tisch mit PC und ein kleines Regal? Eine Mindestfläche halten Sie für Humbug? Je mehr Menschen sich in einem Büro befinden, desto mehr Arbeit wird geschafft? Glauben Sie uns – auf lange Sicht ist das kein Konzept für eine fruchtbringende Arbeit. Denn mehr Menschen auf weniger (unansprechender) Fläche bedeuten mehr Lärm und mehr Störfaktoren.
Die Folge: Die Konzentration sinkt, die Motivation ebenso. Ihre Mitarbeiter werden vermehrt gesundheitliche Probleme aufweisen, müde und weniger leistungsfähig sein. Es entstehen mehr Fehler und vielleicht sogar Unfälle. Eine gute Büroplanung ist darum also das A und O für eine gute Arbeit. Nehmen Sie deshalb diese Phase ernst und holen sich am besten professionelle Unterstützung. Dann klappt’s auch mit dem motivierten Mitarbeiter!
Quellen
www.schwadke.de/bueroplanung-richtlinien-und-normen-fuer-den-flaechenbedarf/
www.docplayer.org/
www.arbeitssicherheit-elkb.de/…/11-07-VBG-bueroraum.pdf
www.raumhaus.de/…/neues-buero-daran-sollten-sie-denken-checkliste-fuer-die-bueroplanung.html
