Professionelles Rechnungsmanagement für Unternehmen was bringt das?
Rechnungsmanagement = Liquiditätssicherung und Zeiteinsparung
Im Regelfall sieht Rechnungsmanagement im Handwerk und der Dienstleistungsbranche – so aus…. der Handwerker/Dienstleister stellt nach erbrachter Leistung und der Abnahme seine Rechnung und hofft auf den zeitnahen Zahlungseingang.
Wenn das Unternehmen so strukturiert ist, dass ein Mitarbeiter die Buchhaltung betreut und Zahlungseingänge überwacht, ist schon viel gewonnen. Wenn der Laden brummt, Angebote und Rechnungen geschrieben, Lieferanten kontaktiert und Bauherren beraten werden müssen, kann es sein das erst der Steuerberater auf ausstehende Forderungen aufmerksam macht.
Professionelles Rechnungsmanagement sieht anders aus.
Dabei ist der Einfluss auf die Liquidität im Unternehmen durch ein professionelles Rechnungsmanagement erheblich.
Beispiel Umsatzsteuer: wenn Sie als „Soll-Versteuerer“ eingestuft sind, führen Sie die fällige Umsatzsteuer mit Rechnungslegung an das Finanzamt ab. Das heißt Sie haben zu dem Zeitpunkt, die Umsatzsteuer abgeführt, Ihre Lieferanten bezahlt, Lohn- und Lohnebenkosten beglichen und haben von Ihrem Kunden noch keinen Euro gesehen.
Soweit so gut, wenn der Prozess: LEISTUNGSERBRINGUNG + RECHNUNGSLEGUNG + ZAHLUNGSEINGANG zuverlässig funktioniert, wird ein Unternehmen damit klarkommen.
Spannend wird es, wenn der Ablauf nicht wie geplant abläuft und Kunden Ihren Zahlungsverpflichtungen nicht oder nicht fristgerecht nachkommen – dann kann es schnell kritisch werden.
Die Geschichten von gesunden Unternehmen, die aufgrund von Zahlungsausfällen in Existenznot geraten sind oder gegebenenfalls in die Pleite getrieben wurden, hat sicher jeder schon mal gehört.
Ein professionelles Rechnungsmanagement kann dem entgegenwirken.
Wie sieht aber ein professionelles Rechnungsmanagement aus?
Der Prozess erstreckt sich über den gesamten Projektablauf und sollte bereits nach dem ersten Kundenkontakt beginnen.
Erster Kundenkontakt – Rechnungsmanagement??? Genau – und zwar beginnt der Prozess mit der Bonitätsprüfung.
Denn wenn ich weiß, wie es um die Bonität meines potentiellen Kunden steht, kann ich daraus schließen, ob der Auftrag finanziell abgesichert ist und ich nach meiner erbrachten Leistung auch mit der pünktlichen Vergütung rechnen kann.
Der zweite Punkt Leistungserbringung, Abnahme und Rechnungslegung, das ist der übliche Prozess. Optimal ist es, wenn automatisch die Zahlungseingänge überwacht werden und somit Klarheit besteht, wann welche Rechnung beglichen wurde und ob es offene Posten gibt.
Offene Posten – Wie wird damit umgegangen?
Das ist sicher von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wenn es eine Buchhaltungsabteilung gibt, die eine offene Postenliste führt und auch gleich nachhakt wenn das Zahlungsziel überschritten wurde, ist das professionelles Rechnungsmanagement.
Wie sieht aber ab und an das wahre Leben aus? Die Kollegen sind im Tagesgeschäft gefangen und die Liste der offenen Posten wird länger….
Dann gibt es noch die emotionale Komponente. Ich habe es oft erlebt, dass gerade bei kleineren Unternehmen die regional tief verwurzelt sind, sich in Vereinen, im Sport und in der Gemeinde engagieren, die mentale Schwelle eine Mahnung zu versenden hoch sein kann. Einem Kunden mit dem man auch privat oder im Verein verbunden ist, auf eine offene Rechnung anzusprechen, kann da schon mal schwierig sein.
Hier greift Punkt 3 des professionellen Rechnungsmanagements – das Forderungsmanagement.
Offene Forderungen zeitnah nachzuverfolgen, gegebenenfalls die notwendigen Schritte eines Mahnverfahrens einzuleiten und die eventuelle emotionale Komponente auszublenden, sind existenziell.
Gut ist, dass der komplette Prozess des Rechnungsmanagements bereits digital abgebildet werden kann.
Das Produkt DV Abrechnung Plus der Deutschen Verrechnungsstelle, macht genau das.
Ablauf DV Abrechnung Plus Quelle Deutsche Verrechnungsstelle GmbH
Dabei ist der Ablauf denkbar einfach:
- Registrierung im DV- Portal (Ihr Ansprechpartner unterstützt Sie dabei!)
- Sie laden Ihre Rechnungen hoch – der Versand und die Prüfung der Zahlungseingänge erfolgt automatisch
- Wird ein Zahlungsziel überschritten – wird automatisch das Forderungsmanagement ausgelöst.
Der Versand der Rechnungen erfolgt mit einem Deckblatt durch den Zahlungsdienstleister, auch ggf notwendige Mahnungen.
Damit läuft der Prozess automatisch durch und die „emotionale“ Komponente ist ausgeschalten, da der Versender ein Dritter ist.
Was wenn Sie doch von einem säumigen Zahler angesprochen werden? Kein Thema, dafür gibt’s für jede Situation eine Antwort.
- Was Du hast eine Mahnung erhalten – ist die Rechnung etwa noch offen?
- Woran liegt es, stimmt etwas nicht?
- Oh ich habe mein Rechnungsmanagement ausgelagert – ist da etwas nicht in Ordnung?
- Ich habe so viel zu tun, ich habe den Teil meines Bürokrams ausgelagert – wie kann ich helfen?
Übrigens, Sie haben jederzeit die Möglichkeit den Mahnprozess zu beenden und sich mit dem Kunden individuell zu einigen. Damit stehen Sie professionell beim Thema Abrechnung und als „Retter der Situation“ bei Ihrem Kunden da.
Professionelles Rechnungsmanagement ist das neu? Natürlich nicht, Ärzte und Anwälte nutzen solche Angebote seit längerem. Mit DV-Abrechnung Plus, steht ein vergleichbares Produkt für Handwerk und Dienstleistung zur Verfügung.
Professionelles Rechnungsmanagement zusammengefasst!
DV Portal Dashboard, Quelle: Deutsche Verrechnungsstelle GmbH
Das gehört dazu:
- Bonitätsprüfung im Vorfeld des Vertragsabschlusses
- Debitorenverwaltung
- Rechnungsversand und Zahlungseingangsüberprüfung
- Forderungsmanagement (3 stufiges Mahnverfahren, Inkassoabwicklung)
Vorteile:
- Nur noch Kunden mit passender Bonität!
- Punktaktuelle Rechnungs- und Zahlungsübersicht!
- Zeit- und Kostenoptimierung!
- Mitarbeiter|innen werden für andere Arbeiten frei!
- Jederzeit die Kontrolle/ den Eingriff in den Zahlungs- und Forderungsprozess
Und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
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